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8 conductas que debes evitar en los e-mails laborales

      
Fuente: Pexels

El correo electrónico es una herramienta invalorable en el ambiente laboral. No obstante, algunos dan por sentado la importancia de su correcto uso. Y no estamos hablando solamente de tener una buena ortografía y sintaxis ni de emplear el registro adecuado. Es que existen ciertos hábitos que, quizás sin que te des cuenta, pueden dar lugar a malas interpretaciones e incluso llegar a ofender a tus colegas. Susan Adams, experta en temas laborales de la revista Forbes, escribió acerca de los peores hábitos a la hora de enviar e-mails. Conócelos a continuación:

 

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1. Reutilizar una cadena de mails antigua

Quizás, al enviar un correo a una persona con la que no te comunicas hace tiempo, piensas que lo mejor sería buscar su última cadena y continuarla. Aunque creas que es muy útil, solo te hará ver como perezoso o desorganizado. Siempre que quieras discutir un tema nuevo, comienza una nueva cadena con el asunto adecuado.

 

2. Escribir TODO EN MAYÚSCULAS

¿Viste qué agresivo se ve? Aunque tu intención no sea otra que dar énfasis en un mensaje, escribir en letras mayúsculas puede ser visto como una conducta más bien arrogante y hasta abusiva. Lo mismo aplica al uso excesivo de signos de exclamación. Recuerda que solo necesitas ingresar uno al final y al principio de la frase.

 

3. Contestar las preguntas que no te corresponden

Si eres parte de una cadena de correos en la que se plantea una pregunta a un colega tuyo, ya sea de jerarquía inferior o superior, pero este aún no ha contestado, jamás debes escribir la respuesta tú mismo. Por más que creas que con esa conducta estás ayudando o ahorrándole tiempo al otro, lo que estás haciendo es pasar por arriba de su autoridad o subestimar su capacidad para contestar a esa pregunta. Es como hablar en clase cuando el docente le ha preguntado a otra persona.

 

4. Ser demandante en el “Asunto”

Puede que te parezca que introducir asuntos como “IMPORTANTE”, “URGENTE”  o “LEER” cuando se trata de un correo de prioridad sea una manera útil de conseguir la atención inmediata de tus colegas o empleados.

Sin embargo, lo que realmente estás diciendo es que lo que tú has escrito es más importante que todos los correos que pueden haber recibido tus compañeros. Por ende, ellos lo pueden recibir como una desvalorización de su tiempo y su trabajo.  

 

5. Pedir que “siempre te copien”

Entendemos que quieras estar al tanto de todo lo que suceda en cierto procedimiento o comunicación, pero solicitar estar en CC en absolutamente todos los mensajes puede verse como una excesiva falta de confianza en los empleados.

 

6. Corregir a un colega abiertamente

Si uno de tus compañeros ha cometido errores gramaticales o de otra índole, jamás debes editar su mensaje y reenviarlo. Por más que tu intención sea simplemente facilitar el entendimiento de los supervisores, esta conducta se verá como un desprecio hacia tu colega.

 

7. Copiar a tus superiores sin avisar

Al mantener una conversación entre colegas en la que surja algún conflicto, puedes caer  en el hábito de copiar sin aviso previo a un superior para que intervenga o esté al tanto de la situación. Aunque pueda parecerte práctico o correcto, es probable que tu colega lo interprete como un intento para cuidar tus espaldas y hacerlo quedar mal. Copiar de forma oculta (BCC) es incluso peor.

 

8. Hacer un seguimiento instantáneo

Luego de enviar un mail importante, puedes verte tentado de llamar o contactar de otra manera a esta persona para asegurarte de que lo haya recibido. ¡No lo hagas! Si necesitas una respuesta instantánea, tendrías que haber llamado en primer lugar. Reclamar la lectura de tus correos de manera instantánea te hará ver como una persona demasiado impaciente. 


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