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Qué hacer antes, durante y después de una reunión de trabajo

      
Fuente: Shutterstock

Reuniones laborales, un productivo intercambio de ideas para algunos, una terrible pérdida de tiempo para otros. Sin importar lo que piense cada uno, mantener una reunión cara a cara de vez en cuando es imprescindible. Si eres supervisor de un equipo, o simplemente quieres contribuir a lograr una máxima eficiencia en estas ocasiones, presta atención a estos tips sobre qué hacer antes, durante y después de una reunión:   

 

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Antes de la reunión

  • Envía una lista de los temas a cubrir con 24 horas de anticipación
  • Llega 5 minutos más temprano de lo convenido.Además de proyectar una buena imagen profesional, esto te permitirá chequear todos los implementos tecnológicos que se emplearán en la reunión, si este es el caso.
  • Acude preparado. Ten presentes y a mano los datos relevantes para la reunión.
  • Asigna a un responsable.Uno de los participantes debe ser públicamente responsable de registrar por escrito lo acordado en la reunión y luego compartirlo con el resto de los asistentes. Esta persona debe, además, darle un seguimiento a estos compromisos para asegurarse de que realmente se cumplan.

Según la publicación Harvard Business Review, esto permitirá evitar que los compromisos tomados en la reunión queden en el olvido y no se termine haciendo nada de lo acordado.

 

Durante la reunión

  • No interrumpas a los demás
  • Si estás en desacuerdo con alguien, exprésalo de forma amable y respetuosa, es decir, desafía a la idea y no a la persona.
  • Incentiva que todos participen.
  • Nada de mirar el celular mientras otros hablan.
  • Evita las conversaciones paralelas.
  • Ve al grano y no te salgas del tema en cuestión.

 

Después de la reunión

  • Definir las tareas pendientes. Una vez concluida la reunión, solicita una breve pausa para asegurarse de que todos estén de acuerdo con las tareas a realizar, los próximos pasos a seguir y las fechas límite para cumplir con estos compromisos. Deja en claro que cada uno debe comprometerse con cumplir con estas fechas, y que en caso de surgir algún inconveniente deben plantearlo para discutir un posible cambio.
  • Elaborar y enviar la minuta. La persona designada como responsable de la reunión deberá, preferentemente dentro de las siguientes 24 horas, enviar la minuta de la reunión, en las que queden claramente establecidos los temas abordados en ella, las tareas pendientes, quiénes deben realizarlas y para cuándo.
  • Hacer un seguimiento. La misma persona responsable debe, con una periodicidad previamente acordada, realizar un seguimiento para monitorear que las tareas se estén realizando en tiempo y forma.

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