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Office Manager: radiografía profesional

      
Office Manager: radiografía profesional
Office Manager: radiografía profesional  |  Fuente: istock

¿Cuáles son las funciones del Office Manager en la empresa?

El rol de gerente de administración no suele ser un puesto de nivel de entrada, y normalmente, quienes ocupan este rol ya tienen experiencia administrativa o de gestión previa. El Office Manager tiene entre sus funciones la de asegurarse de que se cuente con el talento adecuado en este área, comprobar que los registros relevantes estén actualizados y cerciorarse de que todos los procesos administrativos funcionen de manera efectiva.

Además, alguien en esta posición, por lo general, tendrá que ocuparse de tareas como las siguientes:

  • Desarrollar e implementar nuevos sistemas administrativos, tales como la gestión de registros.
  • Registrar los gastos de oficina y gestionar el presupuesto, administrando sistemas de archivo en línea y en papel y empleando diferentes tipos de software, para garantizar el funcionamiento eficiente del departamento.
  • Organizar el diseño de la oficina y mantener los niveles adecuados de suministros de papelería y equipo.
  • Organizar reuniones con el personal existente y supervisar la contratación de talento, tarea que a veces incluye la capacitación.
  • Asegurar que la empresa dispone de los niveles adecuados de personal para cubrir las ausencias y los picos en la carga de trabajo.
  • Llevar a cabo evaluaciones de personal, administrar el desempeño y disciplinar al personal.
  • Promover el desarrollo del personal y la formación.
  • Equilibrar las cargas de trabajo e implementar y promover políticas de igualdad y diversidad.
  • Escribir informes para la alta dirección y entregar presentaciones.
  • Responder a las consultas y quejas de los clientes.
  • Revisar y actualizar las políticas de salud y seguridad, así como las de protección de datos, garantizando que se cumplen y están en línea con la nueva normativa aplicable.
  • En ocasiones, el Office Manager también se encarga de gestionar las redes sociales para su organización.

¿Cómo es el futuro del Office Manager en la organización?

Una vez que esté en el cargo y tenga algo de experiencia, el gerente de Administración puede asumir responsabilidades adicionales, como la gestión de más personal o la responsabilidad de más altos directivos. Alternativamente, puede gestionar una oficina diferente en la organización, bien una asociada a una fuerza laboral más grande, bien una que conlleva mayor responsabilidad. Por ejemplo, puede pasar de administrar un equipo pequeño en el área de contabilidad a administrar todo el departamento de finanzas.

Después de obtener más experiencia como Office Manager, pueden surgir oportunidades para ascender a la Alta Dirección. No obstante, hay que tener en cuenta que pueden producirse cuellos de botella en los puestos de alto nivel, especialmente cuando hay varios gerentes de administración dentro de una empresa. En estos casos, el desarrollo de habilidades dentro de un área especializada, como finanzas, recursos humanos o planificación estratégica, puede ayudar.

Según datos de Indeed,el sueldo promedio de un Office Manager es de 21.419 euros al año. Aunque esta cifra es una simple referencia, ya que la negociación con cada empresa y el perfil del candidato a ocupar un puesto de este tipo pueden desembocar en un salario diferente.

Si estás pensando en convertirte en gerente de administración, podría resultar especialmente útil empezar tu formación obteniendo una titulación en administración de empresas, gestión de recursos humanos o informática y tecnología de la información.

Por lo general, no se necesita un título de posgrado para acceder a un puesto de trabajo de Office Manager, aunque seguir estudiando en un campo relacionado con los negocios puede ampliar las oportunidades de obtener el primer empleo y mejorar las posibilidades de promoción, una vez ya se ocupa el puesto. Así, entre los estudios de especialización más recomendables se encontrarían los de liderazgo, reclutamiento y selección, salud y seguridad o marketing.



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